בכל עסק, חברה או ארגון מתבצעת פעילות כלכלית, תנועות של הכנסה או הוצאת כסף.  הנהלת החשבונות מבצעת רישום מדויק של  כל התנועות הכספיות בעסק, של הרווחים, של הכסף המצטבר בבית העסק, ביצוע של תשלומים לגורמים שונים והיא האחראית שההתנהלות הכלכלית של העסק מתנהלת בצורה תקינה בהתאם לחוקים ולתקנות שקבע המחוקק.

 מנהלי חשבונות ורואי החשבון הם הבסיס להצלחת העסק, הם עוקבים אחרי ההצלחה הכלכלית של העסק, מתריעים על הפסדים או בעיות אחרות ומעניקים לכל בעל עסק שירותים חיוניים הן מבחינה חוקית והן מבחינת הצלחת העסק.

מה זה הנהלת חשבונות – כל המושגים וכל השירותים 

שיטות דיווח על הכנסות

יש שתי שיטות לדיווח על הכנסות. שיטת דיווח על בסיס מצטבר ושיטת דיווח על בסיס מזומן.

שיטת דיווח על בסיס מצטבר מתבססת על מועד ביצוע העסקה ללא קשר לקבלת התגמול עבור העסקה. בשיטה זו בעל העסק חייב לדווח על העסקה בעת ביצוע העסקה גם אם את התשלום עבור העסקה הוא מקבל במועד מאוחר יותר.

שיטת דיווח על בסיס מזומן היא שיטת דיווח המתבססת על ההכנסות וההוצאות בפועל. רק כאשר בעל העסק מכניס לקופת העסק את הכסף שהוא קיבל או מוציא מקופת העסק את התשלום, רק אז הוא נדרש לדווח על ההכנסה או על ההוצאה

. שיטת הדיווח המצטבר היא השיטה המועדפת על ידי רשויות המס, אך בעלי מלאכה, בעלי עסקים קטנים, מתווכים ועוד רשאים לדווח בהתאם לשיטת הדיווח על בסיס מזומן.

חשבונית מס 

 חשבונית מס היא חשבונית שאותה מעביר בעל העסק ללקוח כדרישה לתשלום עבור המוצר או השירות שהוא קיבל. חשבונית זו מהווה גם אסמכתא לרשויות המע"מ לחישוב סכום המע"מ שאותו חייב בעל העסק להעביר לרשות המע"מ או כהוכחה לדרישה להחזר מע"מ. 

 את חשבונית המס רשאי להנפיק רק עוסק מורשה או חברה, עוסק פטור אינו גובה מע"מ, ולכן הוא אינו נותן חשבונית, אלא קבלה המוכרת לצרכי מס.

 חובת רישום תקבולים

הוראות מס הכנסה מחייבות כל בעל עסק לרשום כל תקבול המתקבל לידיו, סמוך לקבלת התקבול. חובת רישום התקבולים אינה מבחינה בערך התקבול, כל תקבול, גם סכומי כסף קטנים, מחויבים ברישום.  

סעיף 145 ב' מאפשר לרשויות המס לפסול ספרי הנהלת חשבונות ולהטיל סנקציות נוספות על בעל העסק שלא דיווח על התקבולים  מתוך הנחה כי אי רישום התקבול מערער את אמינות הרישום

מס ערך מוסף

מס ערך מוסף הוא מס המוטל על כל עסקה המתבצעת בישראל ועל יבוא סחורה ממדינות זרות. נכון לשנת 2018, סכום המס המוטל על כל עסקה הוא בגובה של 17% ממחיר העסקה או השירות.

 את המס גובה המוכר או נותן השירות מהלקוח ועליו להעביר אותו לרשות המע"מ. רק המחיר נטו ללא חישוב המע"מ ייחשב כהכנסה למוכר או לנותן השירות.

המוכר או נותן השירות רשאי לקזז את סכום המע"מ שהוא שילם עבור ההוצאות העסקיות שלו מסכום המע"מ שעליו להעביר לרשות המע"מ ולשלם רק את ההפרש.

יש מספר סוגי עסקאות אשר פטורים מתשלום מע"מ  אנו במשרד רואי החשבון "רונן עזר ושות'" נדע לתת מידע אילו עסקים או נותני שירותים פטורים מגביית המע"מ.

 מקדמות מס הכנסה

כל עסק או נותן שירות שהכנסותיו גדולות מהוצאותיו חייב בתלום מס עבור הרווחים שהוא מייצר. הרווחים אומנם מיוצרים במשך כל השנה, אך רק בסיום שנת הכספים חייב בעל העסק או נותן השירות לדווח עליהם למס הכנסה באמצעות מילוי דו"ח שנתי.

רשות המס אינה ממתינה לסוף השנה כדי לגבות את המס המגיע לה, על בסיס הערכת הרווחים העתידיים מחייב פקיד השומה את בעל העסק לשלם מקדמות מס .  
 את גובה המקדמות קובע פקיד השומה בדרך כלל על בסיס הרווח השנתי שעליו דווח בשנה הקודמת, ובהתאם להחלטתו נדרש בעל העסק לשלם אחוזים מסך הרווחים הכללים.

 את מקדמות המס משלמים פעם בחודש או פעם בחודשיים ובסוף השנה עורך פקיד השומה  את החשבון הסופי. לעתים בעל העסק נדרש לשלם הפרשים ולעתים הוא זכאי לקבל אחוזים, הכול בתוספת ריבית והצמדה למדד.

דיווחים שוטפים לרשויות המס

כל בעל עסק או נותן שירותים חייב בדיווחים שוטפים למס הכנסה, למשרדי מס ערך מוסף ולביטוח הלאומי. 

את הדיווחים יכול בעל העסק לדווח בעצמו או באמצעות מנהל החשבונות או רואה החשבון.

 במסגרת הדיווחים השוטפים מעניקים רואי החשבון שירותים נוספים כמו:

הפקת דוחות של רווח והפסד בכל תקופה. 
חשבות שכר. 
הפקת תלושי שכר, עלויות עובדים. 
הפקת חשבוניות מס ללקוחות. 
העברת דיווחים שוטפים לקופות הגמל, קופת הפנסיה וקרנות ההשתלמות.
דיווח למוסדות הניכויים בגין השכר והתשלומים לעובדים ולספקים, ניכוי מס במקור והעברת המס שנוכה לרשויות המס.
בירור וטיפול בפריסת החובות של העסק.
ייצוג בעל העסק או נותן השירות בפני רשויות המס, מנהל הבנק ועוד.

מקדמות למוסד לביטוח הלאומי

המקדמות לביטוח הלאומי נקבעות פעם אחת בשנה, בתחילת השנה והן מבוססות על שומת  המס האחרונה שהעביר מס הכנסה למוסד לביטוח הלאומי או בהתאם להצהרת המבוטח כאשר עדין לא התקבלה שומת מס מרשות מס ההכנסה.

את המקדמות אפשר להקטין או להגדיל פעם אחת ברבעון, ארבע פעמים בשנה.

ניכויים במקור

ניכוי מס במקור מחייב את בעלי העסקים והחברות לנכות מס בגין עסקה כאשר הם משלמים ללקוחות שלהם כסף. 

 התשלום של מס במקור על ידי בעל העסק משמש כברירת מחדל מאחר ורשות המס דואגת לקבל את הכסף מראש ולוודא כי תשלום המס על העסקאות "לא יברח". 

לעתים, לגורם המקבל את הכסף יש אישור ניכוי מס במקור שמשמעותו היא שלא צריך לנכות ממנו את המס בעת ביצוע העסקה המקורית, אלא הוא משלם בעצמו את המס במסגרת הדו"חות השוטפים לרשות המיסים.

ניהול ספרי חשבונות

כל בעל עסק חייב לנהל ספרים בהתאם לדרישות מס הכנסה ורשות המע"מ.

 רישום הספרים כולל רישום של הוצאות והכנסות של מלאי וכספים, רישום של הנפקת חשבוניות וקבלות ושמירה על הקבלות וההוצאות של בית העסק או של נותני השירותים.

גם עוסק פטור אינו פטור מחובת הניהול של ספרי חשבונות למס הכנסה, אלא אם קיבל פטור מיוחד מאת פקיד השומה.

יש סוגים שונים של ספרי חשבונות, ספר תקבולים ותשלומים, ספר קופה, ספר תנועות מלאי, ספר כניסת סחורות  וספר הזמנות. במשרד רואי החשבון "רונן עזר ושות'" ידעו להנחות אתכם איזה סוג של ספר חשבונות עליכם לנהל. 

לסיכום, כבעלי עסקים יש לכם תחומי אחריות רבים. במקום לשבור את הראש ולהסתבך עם כל שירותי הנהלת החשבונות, מומלץ להעסיק רואה חשבון מומחה שיטפל בכל ענייני הכספים בעסק וייצג אתכם בצורה מקצועית אל מול הרשויות השונות, מול הספקים ומול העובדים שלכם.